HERMANS I Advies en management

GEMEENTESECRETARIS - ALGEMEEN DIRECTEUR

In een gemeente heb ik in een onrustige periode de opdracht als gemeentesecretaris - algemeen directeur aanvaard. De situatie bij de start is gecompliceerd:

  • in een korte periode zijn meerdere gemeentesecretarissen, al of niet vrijwillig, vertrokken
  • grote ontevredenheid bij het bestuur over het functioneren van de ambtelijke organisatie
  • gebrek aan vertrouwen, zowel in de relatie tussen ambtenaren als bestuur, als in de onderlinge relatie tussen bestuurders
  • incompleet college van burgemeester en wethouders
  • financiële druk
  • voortdurende belangstelling van landelijke media.

De eerste maanden heb ik besteed aan het creëren van rust. Niet veel nieuwe werkzaamheden in de organisatie starten. Veel gesprekken voeren en achterhalen waar de onrust en het ongenoegen precies zit. Wat verwacht het bestuur? Wat verwacht de ambtelijke organisatie? Wat verwachten de bestuurders van elkaar?

Na drie maanden is toch de keuze gemaakt om een organisatieverandering te starten. Ik ben begonnen met een kwaliteitstraject en als onderdeel daarvan is door mij een visie over de organisatieontwikkeling opgesteld. Met behulp van tal van projectgroepen is de ambtelijke organisatie gemobiliseerd en hebben veel medewerkers hun betrokkenheid en enthousiasme getoond. Tal van cultuurinterventies zijn, veelal door medewerkers zelf, georganiseerd. Uiteindelijk is er ook voor gekozen om de organisatiestructuur te veranderen, geen op zichzelf staand doel, maar vooral een wens van de medewerkers zelf. Tal van burgerpanels zijn georganiseerd om intensiever contact te onderhouden met de inwoners. Sturing op afspraken en prestaties is in de organisatie gemeengoed geworden.

Na een periode van bijna drie jaar is het resultaat:

  • een grote betrokkenheid van medewerkers,
  • een duidelijke afstemming tussen de verwachtingen van het bestuur en de verwachtingen van medewerkers,
  • ambtelijke en bestuurlijke rolverduidelijking en rolvastheid,
  • rust bij bestuur en medewerkers,
  • grotere tevredenheid bij burgers.